RFQ(Request for Quotation)

개요

RFQ(Request for Quotation)는 조직이 특정 제품이나 서비스에 대해 여러 공급자에게 공식적인 가격 견적을 요청하는 절차입니다. 이는 RFI(Request for Information)나 RFP(Request for Proposal) 이후에, 구매 품목이나 서비스 범위가 명확히 정의된 경우 사용되며, 가격 경쟁력을 기반으로 공급자를 선정하는 데 목적이 있습니다. 본 글에서는 RFQ의 개념, 특징, 구성 항목, 프로세스, 장점 및 도입 시 고려사항까지 상세히 다룹니다.

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1. 개념 및 정의

RFQ는 구매자가 특정 제품 또는 서비스의 수량, 사양, 납기 조건 등을 명확히 정의한 후, 다수의 공급업체로부터 가격을 포함한 견적을 수집하여 최적의 거래처를 선정하기 위한 절차입니다. 일반적으로 단가 중심의 구매나 반복적인 조달에서 많이 활용됩니다.

• 목적: 동일한 사양의 제품 또는 서비스에 대해 가격을 비교·분석
• 사용 시점: 사양 및 요구사항이 명확히 정의된 이후

RFQ는 조달 부서에서 표준화된 방식으로 운영되며, 공급업체 간 가격 경쟁을 유도합니다.

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2. 특징

항목	RFQ	RFP	RFI
목적	가격 견적 수집	제안서 수집	일반 정보 수집
응답 내용	가격, 납기, 조건 등	기술 제안, 프로젝트 계획 등	기업 소개, 역량 설명 등
비교 기준	금액 중심	기술력+비용	시장/제품 정보
사용 시점	요구사항 명확화 후	사전 설계 단계	초기 조사 단계

RFQ는 대체로 계약 체결을 전제로 하며, 응답 공급자에게는 실질적 비즈니스 기회가 됩니다.

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3. 구성 요소

항목	설명	예시
제품/서비스 명세	구매하려는 품목의 구체 정보	노트북 30대, i7, 16GB RAM, 512GB SSD 등
수량 및 납기	요청 수량과 원하는 납품 일정	2024년 6월 30일까지 납품
공급 조건	운송 방식, 설치, A/S 등 포함 여부	도착지 운송 포함, 1년 무상 보증
견적서 제출 양식	응답 형식 지정	Excel/PDF 형식, 통화 단위 명시 등
응답 마감일	제출 마감 기한 및 방식	2024년 5월 20일 이메일 제출

견적 요청 양식은 표준화된 비교를 위한 핵심 수단입니다.

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4. 프로세스 흐름

단계	설명
1. RFQ 문서 작성	구매 요구에 따른 상세 사양 및 조건 정리
2. 공급자 목록 확보	신뢰성 있는 업체를 선정 또는 DB 기반 자동 추출
3. RFQ 발송	이메일, 전자조달 시스템 등을 통해 공식 요청
4. 견적 수신 및 비교	금액, 조건, 납기 등을 정량적으로 비교
5. 공급업체 선정	계약 체결 및 납품 요청 절차 진행

자동화된 견적 분석 시스템 도입 시, 효율성과 정확성이 크게 향상됩니다.

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5. 장점 및 이점

장점	설명	기대 효과
가격 경쟁 유도	복수 업체의 경쟁 견적 확보	원가 절감 가능성 증가
투명한 구매 프로세스	기준에 따른 비교 및 선정	감사·내부 통제에 유리
표준화된 응답 데이터 확보	동일 양식 기반 응답 수집	시스템 기반 자동 분석 가능
납기·조건 사전 협의	일정·서비스 조건까지 검토	프로젝트 일정 안정화

특히 반복적이고 대량 구매 시, RFQ는 전략적 비용 절감 도구로 활용됩니다.

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6. 주요 활용 사례 및 고려사항

분야	활용 사례	고려사항
IT 장비 구매	서버, 노트북, 네트워크 장비 대량 구매	기술 사양 표준화 필수
건설 자재 조달	철근, 시멘트 등 단가 비교 조달	운송비, 설치 포함 여부 확인
제조업	부품, 공구, 포장재 정기 구매	장기계약 대비 단기 공급 가능성 검토
공공기관	전자조달시스템 활용 대량 견적 수집	전자입찰법 및 낙찰 기준 준수 필요

RFQ 과정에서의 공급자 신뢰도 평가, 최소 견적 수량 기준, 납기 지연 벌칙 등 계약 전 확인이 필수입니다.

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7. 결론

RFQ는 효율적인 가격 비교와 공급자 선택을 위한 핵심 절차로, 명확한 사양 정의와 표준화된 견적 수집 프로세스를 통해 구매 전략의 투명성과 비용 효율성을 동시에 확보할 수 있습니다. 반복 구매, 단가 협상, 계약 최적화 등을 목적으로 RFQ를 체계화한다면 기업의 조달 경쟁력을 높이는 중요한 도구가 될 수 있습니다.